I. Các khái niệm cơ bản về ERP

1. ERP là gì?

Nhiều người thắc mắc ERP là viết tắt của từ gì. Đó chính là Enterprise Resource Planning và nó được hiểu nôm na là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Để hiểu sâu hơn về ý nghĩa của 3 từ ERP, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về ý nghĩa của 3 từ riêng lẻ E, R, P:

• R: Resource (Tài nguyên): theo Kinh tế học “resource” chính là nguồn lực của doanh nghiệp (tài chính, nhân lực, công nghệ); theo Công nghệ thông tin thì “resource” chính là tài nguyên (phần mềm, phần cứng, dữ liệu).
• P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Nó liên quan đến việc dự báo, lập các loại kế hoạch trong một doanh nghiệp như: dự báo doanh số, dự báo hàng hóa, kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua hàng, kế hoạch tài chính .v.v.
• E: Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp chính là một tổ chức với một hệ thống hoàn chỉnh và thống nhất. Tất cả các bộ phận, phòng ban đều có mối quan hệ chặt chẽ. Các dữ liệu sẽ có tính kế thừa, được kiểm soát chéo và được kiểm duyệt.

Vậy ERP là việc hoạch định nhằm biến tất cả nguồn lực thành các nguồn tài nguyên. Các nguồn tài nguyên mà doanh nghiệp có thể truy xuất và sử dụng. Từ đó giúp doanh nghiệp tự kiểm soát được nguồn lực của mình một cách hiệu quả hơn.

2. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống phần mềm ERP hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin kết hợp các hệ thống thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thành một giải pháp thông tin thống nhất và duy nhất. Hệ thống ERP tích hợp phần mềm, phần cứng và tài nguyên mạng cần thiết để xây dựng giải pháp hệ thống thông tin. Mục đích cuối cùng của nó là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả hơn. Hệ thống ERP giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Như vậy, hệ thống ERP là một hệ thống bao gồm các tài nguyên: phần mềm ERP, phần cứng (server, client, máy quét mã vạch…) và hệ thống mạng. Một hệ thống ERP thường bao gồm tất cả các hệ thống Công nghệ thông tin cho phép phần mềm ERP thực thi và vận hành hiệu quả. Một hệ thống ERP cho phép một tổ chức thiết kế, thực hiện, vận hành và duy trì một hệ thống thông tin doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm phần mềm, phần cứng máy tính và hạ tầng mạng. Phần mềm ERP cung cấp các chức năng và quy trình nghiệp vụ. Phần cứng máy tính để lưu trữ và thực thi các ứng dụng phần mềm. Hạ tầng mạng để truyền dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Một hệ thống ERP bao gồm các giải pháp quản trị cho các hệ thống khác của doanh nghiệp. Các hệ thống đó gồm: kế toán, tài chính, sản xuất, tiếp thị và nguồn nhân lực. Các hệ thống này được tích hợp trong các phòng ban riêng biệt trong một tổ chức. Nhưng chúng được quản lý thông qua các bảng điều khiển của mỗi mô đun. Cơ sở dữ liệu thường là “một dữ liệu tập trung” hoặc các dữ liệu được kết nối với nhau.

II. Giới thiệu về các phần mềm ERP nổi bật 2021

1. Odoo

Câu chuyện bắt đầu từ năm 2005 khi Fabien Pinckaers bắt tay vào xây dựng một phần mềm open source để quản lý doanh nghiệp với cái tên TinyERP.  Mục tiêu của ông là tối đa hóa giá trị của một phần mềm ERP và có thể đánh bại đối thủ lớn nhất trong thị trường này – SAP. Ông Fabient đã lao động chăm chỉ 12 tiếng/ ngày trong nhiều năm mà không có kỳ nghỉ. Đến năm 2010, công ty ông có hơn 100 nhân viên đồng thời TinyERP đã đổi tên thành OpenERP. Vào thời điểm này, công ty bắt đầu tìm kiếm những nhà đầu tư mới với mục đích chuyển đổi từ một công ty dịch vụ sang thành một công ty xuất bản phần mềm. Fabient đã nhận được một khoản tiền đầu tư lớn từ Sofinnova Partners và Xavier Niel. Số tiền này giup công ty OpenERP đạt chỉ tiêu tăng trưởng mạnh mẽ lên tới 1549% (2007-2011). Đến năm 2013, OpenERP có hơn 2.000.000 người dùng trên toàn thế giới đồng thời với 1000 lượt cài đặt mỗi ngày. Các nhà phân tích đến từ Big 4 cũng đã bắt đầu ưa chuộng OpenERP hơn SAP. Từ năm 2014 đánh dấu một bước đi quan trọng khi OpenERP đổi tên thành Odoo, họ đã bước ra ngoài ranh giới của ERP truyền thống. Ngoài phát triển thêm các module về bán hàng, kế toán, hàng kho và mua sắm, Odoo đang bắt đầu tiến vào thị trường mới khi bắt đầu phát triển hệ thống CMS và eCommerce riêng. Từ một gã tí hon giờ Odoo ERP của Fabient Pinckaers đã được đánh giá là top 1 các phần mềm ERP trên thế giới (theo trang Capterra). Trung bình, Odoo có hơn 1000 lượt tải/ngày và là giải pháp mã nguồn mở hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Phần mềm quản trị doanh nghiệp odoo hiện tại có hơn 2.000.000 người dùng và được dịch ra 23 ngôn ngữ, phục vụ cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Với số lượng người sử dụng khổng lồ, nền tảng công nghệ này hình thành một cộng đồng lớn. Qua đó, các thành viên có thể trao đổi các vấn đề. Đây cũng là phần mềm khá linh hoạt.

2. SAP B1

SAP b1 ERP( Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công ty SAP của Đức. SAP B1 ERP kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức. Phiên bản đầu tiên (SAP ERP 6.0) được ra đời năm 2006. SAP B1 cung cấp một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) các ứng dụng bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM-Customer Relationship Management), quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm, và quản lý chuỗi cung ứng. Ngoài ra SAP B1cũng cung cấp các phần mềm tích hợp, tùy biến với các đối tác của SAP B1. Ứng dụng phần mềm SAP B1 ERP vào quản trị chuỗi cung ứng vô cùng phong phú.

3. NetSuite

NetSuite là gì? là một hãng phần mềm dành cho các doanh nghiệp hàng đầu thế giới,  cung cấp rất nhiều các sản phẩm và đưa ra nhiều giải pháp cho các doanh nghiệp. Loại phần mềm này được sử dụng tập trung phần lớn tại các doanh nghiệp thuộc các khối như viễn thông, ngân hàng, chính phủ. Từ xuất phát điểm ban đầu là nhà cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, Oracle đã nhanh chóng mở rộng sự hiện diện của mınh tại thị trường ERP thông qua hàng loạt thương vụ mua lại các công ty ERP khác như PeopleSoft và JD Edwards. Các khách hàng của NetSuite được hưởng lợi từ một hệ sinh thái rộng lớn gồm nhiều giải pháp khác nhau như Siebel (CRM), Fusion (middleware), và Hyperion (quản lý hiệu suất), cùng với một mạng lưới đối tác rộng lớn trên toàn cầu. Tại Việt Nam, được ước tính tỷ lệ đối với các doanh nghiệp lớn đang sử dụng NetSuite thậm chí còn nhiều hơn ở ngưỡng cửa mức trung bình các doanh nghiệp trên thế giới.

4. Microsoft Dynamics 

Chủ yếu được biết đến nhờ vào hệ điều hành và phần mềm văn phòng, Microsoft cũng cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp, như ERP và CRM (quản lý quan hệ khách hàng) dưới thương hiệu Dynamics. Khách hàng sử dụng những phần mềm ERP Dynamics có được khả năng tıch hợp hiệu quả với hệ sinh thái rộng lớn gồm nhiều giải pháp quen thuộc của Microsoft như Office, Dynamics CRM, Power BI, và SharePoint. Vào tháng 7/2016, Microsoft công bố việc kết hợp các giải pháp ERP và CRM trên nền tảng đám mây thành một sản phẩm mới với tên gọi Microsoft Dynamics 365.

III. Ưu và nhược điểm của các phần mềm ERP

1. Odoo 

a. Ưu điểm Như đã nói ở trên, ODOO có rất nhiều ưu điểm giúp cho nó trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. – Mã nguồn mở ODOO có 2 phiên bản: Community Edition (CE) và Enterprise Edition (EE). Nếu như phiên bản EE là phiên bản có phí (nhưng không hề quá đắt đỏ) thì bản CE ngược lại, hoàn toàn miễn phí. Dĩ nhiên, có những khác biệt nhất định về mặc tính năng. Nhưng nếu chỉ cần một phần mềm tốt, tự sở hữu thì ODOO CE là một lựa chọn rất ổn. – Tính toàn diện Hiện nay, rất nhiều Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm để quản trị, thông thường được tiến hành ở các bộ phận đặc thù như: kho, chăm sóc khách hàng, kế toán,… Tuy nhiên các phần mềm dạng này riêng biệt, không có sự kết nối. Từ đó dẫn đến việc thiếu thông suốt về dữ liệu gây rất nhiều mâu thuẫn nội bộ. Trong một hệ thống phần mềm tổng thể của ODOO đã có sẵn tất cả các tính năng và giải pháp mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng. Điểm đặc biệt, tất cả dữ liệu từ mọi phân hệ của ODOO đều được liên kết với nhau, dễ dàng chuyển tiếp số liệu, tránh sai sót trong quá trình nhập liệu và tiết kiệm được thời gian. Đồng thời cũng cho phép chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thể bao quát, cập nhật được tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp ngay lập tức tại mọi thời điểm. – Chi phí hợp lý Nếu như chi phí triển khai các phần mềm như SAP hay Oracle phải tính bằng tiền tỉ, ngay cả khi bạn chỉ triển khai 1-2 phân hệ chính, thì ODOO cho phép chúng ta sử dụng bản Enterprise có phí rẻ hơn rất nhiều. Tài khoản ODOO cho 1 người dùng chỉ từ 6$-10$ / tháng, mỗi phân hệ lại thêm từ 4$-30$/tháng. Tóm lại là chi phí rất thấp, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để nhận báo giá chi tiết. (*) Theo thống kê của Panorama, chi phí triển khai các giải pháp ERP cồng kềnh có thể lên đến 6.1 triệu USD cho 16 tháng. – Nền tảng hỗ trợ toàn cầu ODOO có hẳn một diễn đàn số để bất kỳ thành viên nào cũng có thể trao đổi, hỏi đáp & đưa ra ý kiến đóng góp giúp cho giải pháp ngày càng hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, điểm hạn chế là bạn cần nắm vững tiếng Anh để giao tiếp với các thành viên toàn cầu. – Giao diện thân thiện & chuyên nghiệp ODOO tuân theo một ngôn ngữ, phương pháp thiết kế giao diện cực kỳ thông minh, hướng đến người dùng với các mô hình xem dữ liệu dạng thẻ, dạng danh sách, dạng lịch, bảng thống kê pivot hay dạng biểu đồ. Rất linh hoạt. Ngoài ra, do ngôn ngữ thiết kế đồng nhất, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được cách sử dụng ở nhiều phân hệ khác nhau mà không phải học lại quá nhiều. – Dễ mở rộng và kết nối Khác với các phần mềm kiểu cũ, thường đóng kín mọi giao tiếp với các giải pháp khác vì lý do bảo mật hệ thống. Tuy nhiên, với sự tăng tốc của công nghệ, việc bảo mật trên môi trường mạng trở nên chặt chẽ và khó xâm nhập hơn. Do vậy, ODOO chọn phương án mở rộng cánh cửa để các giải pháp đa dạng có thể kết nối với chính ODOO. Nếu bạn cần một ứng dụng di động cho chuyên viên bán hàng? Cần trang web thương mại điện tử? Cần kết nối xuất hóa đơn đỏ? v.v… tất cả đều có thể kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu của ERP ODOO. Dĩ nhiên, bạn cần một đội ngũ lập trình tương tự như của TopERP để thực hiện các công việc trên một cách an toàn. – Nâng cấp công nghệ Như đã nói ở trên, ODOO có một cộng đồng lập trình viên lớn. Ngoài ra, chính ODOO cũng có một đội ngũ chuyên gia đẳng cấp và đầy kinh nghiệm để phát triển phần lõi của chính nó. Tốc độ phát triển hiện tại cho phép mỗi năm ODOO ra mắt một phiên bản mới. Và thông thường, các phiên bản này sẽ có tính kế thừa dữ liệu, tức cho phép bạn nâng cấp lên. Dĩ nhiên, sau từ 5-7 năm, ODOO sẽ có một đợt nâng cấp toàn diện để tăng tốc và đưa vào các công nghệ mới nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. – Phiên bản di động ODOO cho phép người dùng phiên bản Enterprise sử dụng ứng dụng di động hoàn toàn miễn phí. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng giao diện ODOO ngay trên trình duyệt một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Đặc điểm này giúp cho ODOO trở nên dễ tiếp cận hơn với đại đa số người dùng trong thời đại chuyển đổi số & ứng dụng triệt để thiết bị di động. b. Nhược điểm – Quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp Một nhược điểm rõ ràng là Odoo đòi hỏi một quá trình cài đặt và thiết lập khá phức tạp. Điều này sẽ tạo nên áp lực lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Vấn đề này vô tình sẽ gây lãng phí thời gian, sức lực, tiền của. Nhiều doanh nghiệp cũng gặp nhiều vấn đề hơn do lãng phí thời gian và nguồn lực khi giai đoạn lắp đặt bị lỗi. – Kế hoạch định giá phức tạp Nếu doanh nghiệp cần nhiều ứng dụng, bạn sẽ bị tính phí $ 30 mỗi tháng cho mỗi người dùng cộng với chi phí của ứng dụng đã chọn. Điều này ngày càng trở nên phức tạp khi chi phí của các ứng dụng thay đổi đáng kể. Để giúp doanh nghiệp vượt qua vấn đề này, Odoo có một công cụ trên trang web của họ có thể cung cấp ước tính số tiền doanh nghiệp sẽ bị tính phí hàng tháng. Nhưng hãy cẩn thận – nếu doanh nghiệp yêu cầu nhiều ứng dụng, họ có thể sẽ bị tính phí giống như nhiều giải pháp ERP cao cấp trên thị trường.

2. SAP B1

a. Ưu điểm Ưu thế lớn nhất của SAP B1 là ở khả năng xử lý ngay cả những yêu cầu quy trình kinh doanh phức tạp nhất, cùng với một số lượng lớn các chuyên viên tư vấn, triển khai quen thuộc với SAP B1 trên toàn thế giới. Tiến bộ công nghệ quan trọng nhất của SAP B1 trong thời gian gần đây, HANA, là hệ thống cơ sở dữ liệu trên bộ nhớ đệm (in-memory) theo hướng cột (column-oriented), giúp tăng tốc quá trınh xử lý dữ liệu và cải thiện khả năng cung cấp thông tin hữu ích. b. Nhược điểm  Mặt khác, các sản phẩm của SAP B1 từ lâu đã có tiếng là đắt đỏ, cùng với chính sách giá và bản quyền phức tạp. Một khảo sát được thực hiện năm 2012 bởi UK & Ireland SAP User Group cho thấy 95% khách hàng của SAP đánh giá chınh sách bản quyền của hãng là “quá phức tạp”.

3. NetSuite

a. Ưu điểm Cơ sở dữ liệu NetSuite đang chiếm được niềm tin từ đa số các doanh nghiệp trên thế giới nhờ những ưu điểm như sau: – Sự ổn định cao, dữ liệu luôn trong trạng thái sẵn sàng để truy cập. – Khả năng đáp ứng nhanh: tạo ra hệ thống quản trị dữ liệu quy mô lớn với tốc độ truy vấn nhanh, chính xác. – Khả năng bảo mật tốt, giám sát chống xâm nhập trái phép. – Hoạt động đa nền tảng: có khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau của một công ty lớn, dữ liệu phức tạp. – Hỗ trợ từ nhà phát triển: các sự cố xảy ra sẽ được hãng phát hành tư vấn, hỗ trợ giải quyết. b. Nhược điểm Bên cạnh đó, NetSuite Database cũng đang tồn tại không ít nhược điểm như sau: – Chi phí bản quyền khá lớn, đặc biệt là khó với những công ty ở nước đang phát triển như Việt Nam. – Rào cản khi chưa được tương thích với các công nghệ, ứng dụng phát triển bởi Microsoft. – Ngôn ngữ sử dụng là Java nên khó khăn trong việc tiếp cận các công cụ thiết kế, lập trình. 4. Microsoft Dynamics a. Ưu điểm – Microsoft Dynamics thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và hỗ trợ tốt nhất cho các ngành: Sản xuất, Dịch vụ, Thực phẩm & đồ uống, Vận tải & hậu cần, và một số ngành độc đáo như Tổ chức Phi lợi nhuận. – Số lượng tính năng: Microsoft Dynamics cung cấp nhiều tính năng hơn (đặc biệt cho ngành Vận chuyển và Sản xuất) vì giải pháp này có thể đáp ứng các quy trình của từng ngành. – Hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ khách hàng của Microsoft được đánh giá khá tốt. – Khả năng tùy chỉnh: Microsoft Dynamics cực kỳ dễ tùy chỉnh nhưng giải pháp này lại yêu cầu sự tham gia của bộ phận IT. b. Nhược điểm  – Khả năng thích ứng: Cả hai đều là hệ thống ERP dễ dàng sử dụng, nhưng giao diện người dùng vẫn là thứ mà các doanh nghiệp cần cân nhắc. Ban đầu, Microsoft có thể gây khó khăn cho người dùng nếu không có kinh nghiệm về kỹ thuật. – Khả năng mở rộng: Microsoft Dynamics không có khả năng mở rộng nên nếu một doanh nghiệp có đà tăng trưởng nhanh thì sẽ cần triển khai một hệ thống khác. – Tích hợp ứng dụng bên thứ 3: Microsoft Dynamics có thể kết nối liền mạch với các ứng dụng Microsoft khác; tuy nhiên, khả năng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3 khác lại là một điểm trừ của giải pháp này. – Định giá:  Chi phí tùy chỉnh của Microsoft Dynamics để kết hợp các module bổ sung như CRM sẽ làm tăng chi phí triển khai ban đầu. Mặc dù Microsoft Dynamics mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp với những gì mà giải pháp này cung cấp, nhưng mô hình định giá cứng nhắc lại khiến doanh nghiệp có thể phải trả tiền cho các tính năng mà có thể không cần.

IV. Chi phí dự tính các phần mềm ERP

1. Odoo

Odoo Community là phiên bản miễn phí bao gồm những ứng dụng cơ bản, ví dụ: module Employees, Projects, CRM,…nhưng bị hạn chế tính năng. Gói cho phiên bản Enterprise là $8/người/ tháng, thanh toán hàng năm (với chiết khấu $2 cho khách hàng mới), cộng với chi phí ứng dụng, bắt đầu từ $6 mỗi tháng. Ngoài chi phí người dùng, Odoo còn tính phí module mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Giá của mỗi module là không giống nhau từ vài $ đến vài chục $ mỗi tháng. Ngoài ra, Odoo cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí 15 ngày.

2. SAP B1

SAP Business One Cloud Express Edition bắt đầu với khoản phí thanh toán $ 3000. Phí hàng tháng có 2 phần chính: phí cơ bản (bao gồm 3 người dùng Chuyên nghiệp) và các giấy phép bổ sung cần thiết (Chuyên nghiệp hoặc Giới hạn). Thanh toán hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tùy vào nhu cầu của người dùng. Financials Only – $ 645 phí cơ bản. $ 185 Pro, $ 135 Giới hạn mỗi người dùng mỗi tháng SAP Manufacturing – phí cơ bản $ 840. $ 220 Pro, $ 170 Giới hạn cho mỗi người dùng mỗi tháng Field Services – $ 780 phí cơ bản. $ 210 Pro, $ 160 Giới hạn cho mỗi người dùng mỗi tháng Basic distribution/retail/service – Phí cơ bản $ 1200. $ 295 Pro, $ 245 Giới hạn cho mỗi người dùng mỗi tháng Advanced distribution – phí cơ bản $ 1300. $ 305 Pro, $ 255 Giới hạn cho mỗi người dùng mỗi tháng

3. NetSuite 

Đối với doanh nghiệp nhỏ: Các doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân sự ít hơn 75 người có thể lựa chọn các giải pháp ERP dưới đây với mức giá dao động từ 25.000$ – 100.000$ tùy thuộc vào mức độ tùy chỉnh và số lượng người dùng. Standard Edition: $17.500/đơn vị Standard Edition One: $5.800/đơn vị Đối với doanh nghiệp lớn: Các công ty lớn yêu cầu các giải pháp ERP phức tạp với nhiều tùy chỉnh và khả năng tích hợp cao.  Họ sẵn sàng chi trả một số tiền lớn cho phần mềm ERP. Giải pháp dưới đây dành cho các doanh nghiệp sẵn sàng chi trên 1 triệu $ cho phần mềm ERP. Enterprise Edition: $47.500/đơn vị

4. Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics không tiết lộ thông tin cụ thể về giá tuy nhiên theo ước với chi phı́ triển khai trung bình tương đương 5,2% doanh thu hàng năm.

V. Kết luận 

Trên đây là bài viết so sánh về ưu nhược điểm của 4 phần mềm quản trị doanh nghiệp nổi bật nhất trên thị trường hiện tại là Odoo, SAP, Oracle MS Dynamics. Tuỳ vào ngành nghề, quy mô và khả năng đáp ứng chi phí mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp. Với bài viết này, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có thể lựa chọn được một phần mềm ERP năm 2021 phù hợp với mình. Thông tin chi tiết về phần mềm Odoo và các ứng dụng, xin liên hệ tới chúng tôi qua hotline 0902197499 hoặc email info@viettotal.com để được tư vấn miễn phí. Tạ Lê Hoàng – DoanhnghiepSo.top